5 sugerencias para elevar la efectividad en la operación de los precios de transferencia.

A partir del lanzamiento de la plataforma BEPS (Base Erosion and Profit Shifting) de la OCDE (Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico), las exigencias a la actividad de Precios de Transferencia, dentro del esquema de fiscalización internacional, han sido mucho más estrictas.

Nuevos esquemas de documentación elevan la exigencia sobre las empresas multinacionales: 

Informe local. Mayores precisiones para la explicación de las operaciones en cada jurisdicción.

Informe maestro. Amplia descripción de la estructura del negocio, intangibles que emplea y otras características generales de la operación. 

Informe país por país. Detalle de indicadores que permiten evaluar sobre una base homogénea la operación del grupo y de cada localidad. 

A estos requerimientos de documentación se añaden las precisiones para demostrar que cada operación tiene una sustancia y racionalidad económica, y que ello es posible comprobarlo más allá del texto que ofrezcan los contratos. 

Estas exigencias obligan a garantizar una compatibilidad de toda la información que emite la multinacional a través de cualquiera de sus subsidiarias, debido a que, además de los informes ya mencionados que deben entregar, existen mecanismos para que las autoridades intercambien información de manera razonablemente expedita. 

Adicionalmente, la propia dinámica de la economía y los mercados ha incrementado de modo significativo la cantidad de información que se procesa para los análisis y toma de decisiones, lo cual eleva los riesgos de interpretaciones incorrectas y errores en los reportes. 

Aún resulta común en muchas empresas que los temas de precios de transferencia sean tratados por un pequeño grupo de especialistas de la actividad fiscal que tienen poco intercambio con las restantes áreas de la empresa y que, además, redactan sus informes con base en criterios e interpretaciones asumidas, que raras veces se encuentran escritas y tampoco se discuten con otros ejecutivos. 

Si la actividad de Precios de Transferencia no es capaz de evolucionar a la velocidad en que se transforman los mercados, y adecuarse a las nuevas exigencias de la fiscalización internacional, se convierte en una fuente de riesgos para el grupo, y se aleja de las posibilidades de contribuir a elevar la eficiencia en la operación. 

Se proponen a continuación 5 medidas que contribuyen a reducir los riesgos y a permitir que la actividad de Precios de Transferencia sea un importante apoyo para la toma de decisiones.

 Planeación y revisión Frecuente. 

En ningún momento ha sido adecuado relegar el tema de Precios de Transferencia al de una auditoría forense, pero actualmente resulta mucho más costoso hacerlo. La política de Precios de Transferencia tiene que estar dentro del plan de negocios como un elemento que delimita el espacio de soluciones donde la empresa busca su óptimo de utilidad. 

El costo de improvisar en el esquema de precios es sumamente alto y, conlleva riesgos fiscales y de operación que pueden comprometer la existencia de la organización. Pero no basta con elaborar un plan adecuado, si carece de supervisión. La volatilidad de algunos mercados y los volúmenes de información, requieren una revisión periódica del comportamiento de los precios en sentido general y los de transferencia en particular, de modo que puedan hacerse las modificaciones requeridas antes de que se incrementen los riesgos o la carga administrativa asociada. 

Hay que adecuar los procesos de información para permitir estas revisiones parciales que deben ajustarse a las características específicas del entorno en que opera la empresa, considerando no sólo el sector, sino cada uno de los territorios que pueden tener comportamientos específicos. 

Involucramiento de quienes toman decisiones.

Los precios de transferencia, como parte del sistema de precios con que opera la empresa, tienen impacto en los resultados y compromisos de todas las áreas, y también, las decisiones tomadas en cualquier área pueden tener repercusión en los precios de transferencia. Por tal motivo, es de gran importancia que quienes toman decisiones operativas, comerciales y de otro tipo, conozcan la política de precios de transferencia y el vínculo que tiene con la actividad que dirigen. De igual modo, los encargados de administrar la política de precios de transferencia y elaborar la documentación de cumplimiento deben conocer el impacto de los precios de transferencia sobre cada una de las actividades de la organización. 

Precisiones en la documentación.

En la medida en que se incrementan las exigencias de fiscalización y la complejidad de las operaciones, crece la importancia de garantizar una explicación para cada una de las decisiones tomadas, y ello sólo resulta posible si se ha guardado el rastro de cada operación, y la intervención de cada uno de los agentes. 

Resulta sumamente útil la redacción de procesos y políticas que garanticen la compatibilidad de los conceptos y la unicidad de las cantidades que reflejen el comportamiento de cada operación. De igual modo, la documentación de soporte tiene que ser un reflejo estricto de las políticas y procedimientos para evitar riesgos de interpretación. 

Automatización.

Algunas actividades procesan tanta informaciión que resulta prácticamente imposible hacerlo sin un software adecuado. En algunas empresas, a pesar de haber adquirido e implementado un ERP, se llevan procesos de información de forma paralela en otras aplicaciones (Excel es la más extendida). 

En general, las aplicaciones paralelas surgen como alternativas a una programación adecuada de los reportes del ERP, o la negativa de incorporar software complementario que se acople al ERP para procesos adicionales. En cualquiera de estas opciones se cumplirían los principios de que los datos sean incorporados al sistema sólo en su origen, y por única vez. 

Una política ineficiente en la operación del ERP y/o la coexistencia de varios sistemas paralelos, se convierten en una peligrosa fuente de generación de errores y contradicciones que pueden alterar las decisiones de la empresa y generar riesgos ante terceros. 

Los requerimientos de precios de transferencia, al igual que cualquier otra información necesaria para toma de decisiones o cumplimientos, deben estar programados directamente en el ERP, o en los sistemas complementarios que se acoplan a éste, pero no pueden elaborarse mediante manipulación de datos que permitan modificar o "interpretar" las cifras originales. 

Análisis de simulación.

Los cambios, tanto en el comportamiento de las administraciones tributarias, como de los mercados, exigen que la empresa pueda analizar escenarios que permitan la adecuación tan rápido como sea posible. 

Para esto se requiere una sólida fuente de información y un intercambio permanente de quienes administran la política de precios de transferencia con los que dirigen la ejecución en las diferentes áreas. 

La política de precios de transferencia debe adecuarse a los cambios del mercado y de actuación en cada una de las jurisdicciones en que opera el grupo, y el sistema de información y reportes debe permitir la simulación de escenarios para analizar las diferentes alternativas en que los precios de transferencia pueden contribuir a la adecuación, así como la detección de riesgos que pueden derivarse de la fiscalización de precios de transferencia. 

Estas sugerencias contribuyen a reducir los riesgos, fortalecer la participación de la actividad de precios de transferencia en la toma de decisiones, y garantizar una base de información como respaldo de cumplimiento y proyecciones. 

Orlando Plá 

Saeta Consulting