6 sugerencias para coordinar un equipo de forma remota

La profesora de Harvard, Julie Wilson explica que "Administrar un equipo virtual requiere que los gerentes dupliquen los fundamentos de una buena administración, incluido el establecimiento de objetivos claros, la realización de grandes reuniones, la comunicación clara y el aprovechamiento de las fortalezas individuales y colectivas de los miembros del equipo".

La coordinación remota de un equipo es un gran reto y requiere tiempo, paciencia y mucha práctica; pero resulta posible y, además de ser una exigencia en las condiciones actuales, será la tendencia que seguirá la mayor parte de las empresas.

1. Establezca expectativas claras

El equipo puede estar compuesto por individuos con diferentes características y experiencias, de modo que para algunos resulta sencillo trabajar de forma remota, pero para otros resulta muy difícil.

Es muy útil apoyar a los que tienen menos hábitos con sugerencias para organizar su entorno y horario, pero de modo general es importante establecer expectativas realistas y claras para todos los integrantes.

Es necesario definir un plan de trabajo con fechas para las tareas, las herramientas que serán empleadas por el equipo, el horario en que se solicita a cada uno que se encuentre disponible, así como los horarios en que se harán conferencias de trabajo.

Todo debe comunicarse por escrito y, en caso de cambios necesarios, transmitirlos de igual modo.

2. Use las herramientas correctas.

Existen muchas aplicaciones actualmente para el trabajo y la comunicación, pero resulta muy eficiente analizar cuáles son las que más convienen al equipo y establecer cuáles serán empleadas para cada tipo de tarea. Por ejemplo, cuál emplear para la agenda común, cuál para las video conferencias, cuál para compartir la información, de modo que sean muy claros los canales.

3. Preferir la video llamada

La posibilidad del video contribuye de mejor modo a la interacción y la disciplina que la llamada de solo audio o los mensajes de texto.

Aunque de modo operativo se utilicen las otras formas, para comunicaciones importantes o el análisis de temas complejos, la video llamada es mucho más eficiente, por lo que debe crearse una cultura que favorezca este medio, como sustituto del contacto presencial.

4. Mantenga regularmente un contacto con cada integrante y con el equipo completo.

Programe video conferencias con el equipo al principio de la semana para definir el plan de trabajo y definir las estrategias. Esto adquiere mayor relevancia si el equipo tiene integrantes en diferentes regiones y horarios. También debe programarse una reunión virtual con todo el equipo para revisar los resultados al final de la semana.

Es necesario programar contactos individuales con cada integrante del equipo para garantizar la clara comprensión de las tareas, analizar los obstáculos personales y mantener el compromiso.

5. Reiteración de objetivos

Para muchos trabajadores resulta difícil acostumbrarse al esquema de disciplina individual y fácil sucumbir a las distracciones. Por ello es muy importante insistir regularmente en los objetivos y fortalecer el compromiso para cumplirlos. Como señalara Bill Gates "Al mirar hacia el próximo siglo, los líderes serán aquellos que empoderen a otros".

Es importante emplear herramientas que faciliten a cada trabajador hacerse responsable de sus tareas y faciliten la supervisión. Es mucho más eficiente evaluar resultados y cumplimiento de los tiempos previstos que buscar a cada trabajador constantemente para preguntar qué está haciendo.

6. Promueva la interacción en el equipo

Para muchos permanecer en casa ha representado un aislamiento que los priva de la relación extra laboral con los compañeros de trabajo. Algunas empresas han promovido espacios virtuales para que sus equipos tengan actividades similares a las que solían tener en viernes u otros momentos, proponiendo temas de acuerdo a las características del equipo.